隨著城市建設的發展，平陰縣城市房屋的新建、轉移、變更、拆遷日趨頻繁，商品房預（銷）售、按揭抵押、商品房買賣合同備案、產權調查、司法協助等業務數量大幅增長，查閱檔案數量也相應不斷增加。為了建立便捷、安全、高效的查檔手續，縣房管中心采取兩項措施切實加強檔案管理：一是在硬件建設方面，新建檔案查詢室，增加庫房面積80多平方米，配備了滅火、空調等設施設備，保證了檔案庫存容量和檔案安全，滿足了工作需求；二是在軟件投入方面，根據今年3月份與市房管局簽訂的“2011年度個人住房信息系統建設目標責任書”，制定了系統實施方案，投資近15萬元，采用雙機熱備技術與不間斷電源聯合作用，保障房產檔案信息能夠及時全部上傳備份，初步實現“實物檔案”和“數碼檔案”二檔并存的管理模式，保證5萬余份檔案整理和掃描工作的完成，為實現房屋登記和檔案管理錄入信息的資源共享打下基礎。
目前，該縣房產檔案數字化工程正在大規模進行，預計利用4個月左右時間，對現存5萬余份房產檔案進行數字化。屆時，將可以通過直觀的電子地圖瀏覽全縣的房屋登記信息，一鍵調取相應的房產檔案資料，提高工作效率，為群眾提供更優質、更便捷的服務。